認證方式

國內的文件不是翻譯完成後拿到國外,外國政府就會輕易地承認,除非兩國政府之間彼此有特殊的協定,就可以省下繁瑣的認證步驟,不然一般國際文件認證可分為下列幾種方式:

1. 使館認證 Document Legalization

使館認證(Legalization)不僅提高了國家間文書的可信度,還在國際文書流轉中發揮著重要作用,也作為其領事職務的組成部分,受到了國際社會的普遍接受。而使館認證還分為兩種情況:

A. 需要認證的國家在台駐有辦事處,如:美國,只要跑下列流程中的1.2.5即可。

B. 需要認證的國家在台沒有辦事處,如:烏克蘭,這時就必須透過第三國辦理所謂的使館認證,那麼1~5個步驟一個都省不了。

2. 海牙認證 Apostille Convention

海牙認證(Apostille)使正式文書在締約成員國之間流轉時,免除領事認證手續,僅需文書發出國外事主管機關簽發的附加意見證明書即可。海牙認證是由國家政府機構統一出具,廣泛得到其他國家認可的認證文件。

海牙認證的優點是就算兩國無正式邦交也沒有設立辦事處,但只要同為海牙公約的成員國/地區,只要透過海牙認證一樣可以跨國官方承認,由於台灣並非海牙會員國,目前國人若是要取得海牙認證必須透過鄰近的香港或其他會員國辦理

3. 商會認證 Certification of Documents

除了該國政府外交單位和國際公認的海牙單位以外,在民間還有另一種跨國認證的方式,就是透過具有公信力的駐外工商協會來進行認證(商用文件、產地證明等),好處是如果透過駐第三國的工商協會認證時,可以省下步驟4的第三國外交驗證流程,辦理流程也可以再減便一些。

認證流程

1. 法院公證

國內的”英文文件”取得後,必須先通過法院或民間公證人檢查是否為文件正本(Notary)。

2. 外交部驗證

經過法院公證後的”英文文件”才可以送到外交部領事局驗證,沒過外交部發給的文件證明書,國外的單位原則上都不認可。

以上兩個步驟都是在國內的單位即可完成,難度較低建議自行辦理。

以下兩個步驟都必須得在海外完成,難度較高建議委外辦理。

3. 駐外辦事處驗證

拿到外交部的證明文件後,還得到台灣駐當地的領事館再次驗明正身,才可送到協助驗證國的外交單位。

4. 國際(第三國)公證

由於台灣和烏克蘭之間彼此都沒有設立領事館,所以要在第三國的烏克蘭使館辦理認證之前,得先拿到第三國的外交單位認證。

5. 海牙/使館/商會認證

最後再將文件送到烏克蘭、美國的領事館/大使館/工商協會,或是具有海牙認證效力的法院辦理。

如果要辦理文件的國家在國內設有辦事處以上等級的單位(如:美國),就可以免除掉第3.4兩個步驟,直接到該國的駐台辦事處/領事館/大使館進行認證。

台灣護照目前要出國已經相對方便,但礙於目前國際政治的局勢,牽扯到跨國文件的時候就會比較麻煩,光是把以上濃縮版的步驟看完一遍(尤其是步驟3~5),相信很多人已經眉頭一皺打算放棄。如果不是特別有實驗精神的話,建議還是交給文件代辦人員處理,請假的時間與住宿、交通費加總起來可能比代辦費更高。

對於文件還有什麼不了解的地方嗎?交給威陞辦理就對了